Mangelfulle virksomhetsinterne AML-rutiner

Tegn på problem

• Rutinedokumentet er en umodifisert mal fra bransjeorganisasjon uten tilpasning til foretakets størrelse og virksomhet
• Rutinene omtaler kun overordnede prinsipper og gir ingen konkret handlingsveiledning til ansatte
• Manglende eller ufullstendig rutine for risikoklassifisering av kunder
• Ingen dokumentert rutine for forsterkede eller forenklede kundetiltak
• Rutiner for løpende oppfølging av kundeforhold er fraværende eller kun summarisk beskrevet
• Prosedyre for nærmere undersøkelser og intern eskalering er ikke skriftliggjort
• Ingen rutine for rapportering av mistenkelige transaksjoner til Økokrim er identifiserbar
• Styret har ikke formelt fastsatt virksomhetsinterne rutiner i tråd med hvvl. § 8 nr. 4
• Opplæringsplan for ansatte i hvitvaskingsregelverket mangler eller er udokumentert
• Svakheter i risikovurderingen er ikke fanget opp og rettet i rutineverket

Forebyggende tiltak

• Utarbeid foretaksspesifikke skriftlige AML-rutiner som konkret beskriver fremgangsmåte for risikoklassifisering, kundekontroll, løpende overvåking og rapportering
• Sørg for at styret formelt vedtar og signerer rutinedokumentet, jf. hvvl. § 8 nr. 4
• Gjennomfør årlig gap-analyse mellom foretakets rutiner og gjeldende krav i hvitvaskingsloven og -forskriften
• Etabler separat, dokumentert opplæringsplan med obligatorisk AML-opplæring for alle ansatte og logg gjennomføring
• Krav om at maler fra bransjeorganisasjoner alltid gjennomgås og tilpasses foretakets konkrete risikovurdering før bruk
• Innfør halvårlig intern kontroll av at rutinene faktisk følges i oppdragsutførelsen
• Definer tydelig eskaleringsrutine med navngitte ansvarsroller for nærmere undersøkelser og MT-rapportering til Økokrim
• Knytt rutinerevisjon direkte til oppdatering av foretakets overordnede risikovurdering slik at svakheter ikke smitter mellom dokumentene

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler