Mangelfulle virksomhetsinterne AML-rutiner og opplæring

Tegn på problem

• Rutinedokumentasjon er identisk med eller svakt tilpasset bransjemaler uten konkret tilpasning til foretakets størrelse, struktur og kundeportefølje
• Ingen eller mangelfull skriftlig rutine for risikoklassifisering av kunder
• Ingen eller mangelfull rutine for forsterkede eller forenklede kundetiltak
• Rutine for løpende overvåking av kundeforhold mangler eller er ikke operasjonalisert
• Rutine for nærmere undersøkelser ved mistenkelige forhold mangler eller er utilstrekkelig detaljert
• Ingen dokumentasjon på gjennomført AML-opplæring for ansatte (datoer, deltakere, innhold)
• Overordnede retningslinjer finnes, men mangler understøttende etterlevelsesrutiner for daglig praksis
• Styret har ikke formelt fastsatt virksomhetsinterne rutiner etter hvvl. § 8 nr. 4
• Rutineverket gir ikke praktisk veiledning til ansatte for å identifisere eller håndtere hvitvaskingsrisiko
• Svak risikovurdering på foretaksnivå smitter direkte over på og undergraver rutinedokumentasjonen

Forebyggende tiltak

• Gjennomfør årlig gap-analyse mellom foretakets rutinedokumentasjon og kravene i hvitvaskingsloven § 8, og dokumenter eventuelle avvik og tiltak
• Tilpass alle maldokumenter konkret til foretakets virksomhet, kundesegmenter og organisasjonsstruktur før bruk
• Etabler separate, skriftlige rutiner for risikoklassifisering, forsterkede kundetiltak, forenklede kundetiltak, løpende overvåking og nærmere undersøkelser
• Sørg for at styret formelt vedtar og signerer virksomhetsinterne AML-rutiner minst én gang i året
• Gjennomfør dokumentert AML-opplæring for alle ansatte ved ansettelse og minst én gang per år – registrer dato, deltaker og innhold
• For foretak med flere avdelingskontorer: etabler lokale etterlevelsesansvarlige og sikre at sentrale rutiner operasjonaliseres på kontornivå
• Koble rutinedokumentasjonen direkte til foretakets overordnede risikovurdering slik at endringer i risikovurderingen automatisk utløser revisjon av rutinene
• Innfør kvartalsvis internkontroll av at rutinene faktisk følges i oppdragsutførelsen, med skriftlig rapportering til daglig leder eller styret
• Test rutinenes praktiske brukbarhet ved å la ansatte beskrive hvordan de ville håndtert et konkret mistenkelig scenario – identifiser hull
• Etabler rutine for rapportering til Økokrim (MT-rapport) og sørg for at alle ansatte vet hvem som er ansvarlig og hvordan prosessen gjennomføres

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler