Manglende eller mangelfull avstemming og dokumentasjon av balansekontoer ved årsavslutning

Tegn på problem

• Én eller flere balansekontoer mangler avstemmingsdokumentasjon i oppdragsmappen ved årsavslutning
• Konto for kundefordringer (f.eks. 1500) har ingen gjennomgang eller aldersfordeling av eldre poster i kundespesifikasjonen
• Konto for eiergjeld eller mellomværende (f.eks. 2930) mangler skriftlig bekreftelse fra eier på at saldo er korrekt og reell
• Periodiske pliktige avstemminger (bank, merverdiavgift, skattetrekk, arbeidsgiveravgift) er ikke dokumentert i oppdragsfilen
• Fremdriftsskjema for løpende og periodiske avstemminger benyttes ikke eller er ikke utfylt
• Inngående balanse er ikke verifisert og dokumentert for oppdrag overtatt fra annen regnskapsfører
• Andel udokumenterte balansekontoer per oppdrag overstiger 10 % ved årsavslutning
• Mangler i avstemmingsdokumentasjon avdekkes på tvers av flere oppdrag samtidig, noe som indikerer systemsvikt i rutinene

Forebyggende tiltak

• Innfør obligatorisk sjekkliste (fremdriftsskjema) for alle balansekontoer som skal signeres og dateres av ansvarlig regnskapsfører før endelig årsregnskap ferdigstilles
• Etabler rutine for aldersfordeling og gjennomgang av kundefordringer med dokumentert oppfølging av poster eldre enn 60 dager
• Krev skriftlig bekreftelse fra oppdragsgiver (eier/daglig leder) på saldo for mellomværende og eierrelaterte kontoer ved hvert årsoppgjør
• Gjennomfør intern kvalitetskontroll på et tilfeldig utvalg oppdrag hvert kvartal der komplettheten av avstemmingsdokumentasjon verifiseres
• Utarbeid mal for avstemmingsdokumentasjon som oppfyller kravet til etterprøvbarhet, og lagre denne sentralt i oppdragssystemet
• Ved overtak av nye oppdrag: sett krav om at inngående balanse alltid verifiseres og dokumenteres mot avgivende regnskapsfører eller revisor før første årsavslutning
• Gjennomgå og oppdater interne rutiner for avstemming minst én gang per år, og dokumenter gjennomgangen

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler