Mangelfull dokumentasjon av oppdragsgivers interne rutiner og misbruk av bankfullmakt

Tegn på problem

• Ingen skriftlig vurdering av oppdragsgivers interne rutiner finnes i oppdragsmappen
• Sjekkliste for interne rutiner er fylt ut kun med 'OK' eller 'I/A' uten utfyllende kommentarer
• Sjekkliste mangler helt for ett eller flere oppdrag
• Bankfullmakt er benyttet til å belaste oppdragsgivers konto for regnskapsførerforetakets egne fakturaer
• Betaling er gjennomført uten å avvente skriftlig bekreftelse eller samtykke fra oppdragsgiver
• Rutine for vurdering av interne rutiner er ikke iverksatt eller ikke etterlevd på tvers av oppdrag

Forebyggende tiltak

• Innfør obligatorisk sjekkliste for vurdering av oppdragsgivers interne rutiner med krav om utfyllende kommentarer for hvert sjekkpunkt – ikke godta 'OK'/'I/A' alene
• Etabler periodisk kvalitetskontroll (minimum årlig) som verifiserer at rutinegjennomgang er dokumentert for samtlige aktive oppdrag
• Opprett separat intern prosedyre for bruk av bankfullmakter: krev skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver før enhver betaling som dekker egne krav gjennomføres
• Logg alle transaksjoner utført med bankfullmakt i en egen fullmaktslogg som gjennomgås av leder eller compliance-ansvarlig månedlig
• Sikre at oppdragsansvarlig gjennomfører og signerer vurdering av interne rutiner ved oppstart av hvert oppdrag og ved vesentlige endringer hos oppdragsgiver
• Innfør dual-kontroll for utbetalinger fra oppdragsgivers konto der regnskapsførerforetaket er part i transaksjonen

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler