Manglende dokumentasjon av gjennomgang av oppdragsgivers interne rutiner

Tegn på problem

• Ingen signert eller datert sjekkliste/skjema for gjennomgang av oppdragsgivers interne rutiner i oppdragsmappen
• Dokumentasjon av rutinegjennomgang mangler ved oppdragsstart eller er datert etter tilsynstidspunkt
• Kommunikasjon med oppdragsgiver om avdekkede mangler eller brudd finnes kun som telefonnotater eller ikke nedtegnet i det hele tatt
• Kvalitetsstyringssystemet inneholder ingen arkiverte skriftlige meldinger til oppdragsgiver om særskilte forhold som f.eks. privat bruk av firmakort
• Oppdragsdokumentasjon viser hull i datering: vurderinger er etterdatert eller tilbakeblikk er lagt inn etter at tilsyn ble varslet

Forebyggende tiltak

• Innfør et standardisert skjema for gjennomgang av oppdragsgivers interne rutiner som fylles ut og signeres ved oppdragsstart og deretter minimum én gang per regnskapsår
• Legg rutinegjennomgang som obligatorisk milepæl i onboarding-prosessen i kvalitetsstyringssystemet, med automatisk påminnelse ved manglende utfylling
• Etabler krav om at all kommunikasjon med oppdragsgiver om avdekkede brudd, mangler eller særskilte forhold skal skje skriftlig (e-post eller melding i KS-system) og arkiveres umiddelbart
• Gjennomfør intern stikkprøvekontroll kvartalsvis der leder verifiserer at gjennomgangsdokumentasjon og skriftlig korrespondanse foreligger for et utvalg oppdrag
• Definer i oppdragsavtalen eksplisitt at skriftlig dokumentasjon av rutinegjennomgang er en del av oppdragsutførelsen og gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler