Svak forankring og konkretisering av hvitvaskingsrutiner

Tegn på problem

• Hvitvaskingsrutiner mangler styreprotokoll eller styrevedtak for ett eller flere år
• Virksomhetsinnrettet risikovurdering inneholder kun generelle bransjetrusler uten kobling til foretakets egne kundesegmenter, tjenester eller geografi
• Samme mangel på konkretisering er påpekt ved tidligere tilsyn uten at utbedring er dokumentert
• Ingen skriftlig rutine for kartlegging og vurdering av kundenes eierskaps- og kontrollstruktur
• Reelle rettighetshavere identifiseres ikke systematisk i kundedokumentasjonen
• Risikovurderingen er ikke datert, versjonert eller knyttet til konkrete iverksatte tiltak

Forebyggende tiltak

• Sett opp årlig kalenderoppføring for styrebehandling av hvitvaskingsrutiner, med krav om signert styreprotokoll
• Gjennomfør virksomhetstilpasset risikokartlegging som eksplisitt navngir foretakets kundetyper, tjenestekategorier og geografiske eksponeringer med tilhørende risikovurdering
• Etabler skriftlig prosedyre for kartlegging av eierskaps- og kontrollstruktur som del av kundeetableringsprosessen, inkludert terskelregler for forenklet vs. forsterket kontroll
• Dokumenter direkte kobling mellom identifiserte risikoer i risikovurderingen og konkrete kompenserende tiltak
• Innfør internkontrollsjekk halvårlig der compliance-ansvarlig verifiserer at rutinedokumenter er oppdatert, styrebehandlet og implementert i operative prosesser
• Ved gjentatt kritikk fra Finanstilsynet: utarbeid lukkeplan med frister og ansvarlig person, og legg denne frem for styret

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler