Manglende oppdatering av hvitvaskingsrutiner og virksomhetsinnrettet risikovurdering

Tegn på problem

• Hvitvaskingsrutiner er datert før 15. oktober 2018 og ikke revidert etter ikrafttredelse av ny hvitvaskingslov
• Virksomhetsinnrettet risikovurdering (§ 7) mangler eller er generisk og ikke tilpasset selskapets faktiske klientportefølje og tjenester
• Rutinedokumentet er ikke formelt fastsatt på øverste nivå (styre eller daglig leder) i henhold til § 8
• Risikovurderingen angir lav risiko for hvitvaskingsovertredelser uten dokumenterte begrunnelser eller kompenserende tiltak
• Ingen revisjonslogg eller endringshistorikk viser løpende vedlikehold av rutinene
• Avvik fra hvitvaskingsloven er ikke rettet innen rimelig tid etter at de ble kjent for ledelsen

Forebyggende tiltak

• Gjennomfør årlig revisjon av hvitvaskingsrutiner med eksplisitt styreforankring – dokumenter dato og godkjenner
• Utarbeid en virksomhetsinnrettet risikovurdering som konkret vurderer klientsammensetning, bransjer, transaksjonstyper og geografisk eksponering
• Etabler intern sjekkliste som verifiserer samsvar med §§ 7 og 8 ved hver rutinerevisjon
• Sett kalendervarsel for gjennomgang av hvitvaskingsregelverk ved lovendringer og oppdater rutiner senest 3 måneder etter ikrafttredelse
• Krev at risikovurderingen begrunner alle lavrisikokategoriseringer med konkrete observasjoner, ikke generelle antagelser
• Test etterlevelse halvårlig ved stikkprøver på kundetiltak og rapporteringsplikt, og dokumenter resultater i internkontrollrapport

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler