Svakheter i interne rutiner og etterlevelse av regnskapsførerplikter

Tegn på problem

• Ingen dokumentasjon på gjennomført skikkethetsvurdering for styremedlemmer, daglig leder, kvalitetsstyringsansvarlig eller oppdragsansvarlige
• Regnskapsfører fortsetter oppdrag etter oppdaget brudd på bokføringsloven, uten rettidig fratreden
• Rutinedokumenter mangler prosedyre for vurdering av interessekonflikter ved oppdragsakspst
• Ansatte med privat relasjon til oppdragsgiver ikke fanget opp i forhåndsavklaring
• Risikodokumentasjon beskriver kun hvitvaskingsrisikoer, ikke virksomhetstilpasset risiko etter risikostyringsforskriften
• Ingen skriftlig policy eller logg for håndtering av dobbeltroller (f.eks. rådgiver og tilrettelegger for samme klient)

Forebyggende tiltak

• Innfør årlig skikkethetsvurdering for alle nøkkelpersoner med dokumentert gjennomgang og signering, jf. rundskriv 3/2023
• Etabler en skriftlig fratredelsesinstruks som definerer terskler og tidsfrister for fratreden ved regelbrudd hos klient
• Bruk en strukturert oppdragsakspst-sjekkliste som eksplisitt kartlegger interessekonflikter og dobbeltroller før oppdragsstart
• Innfør en intern meldeplikt der ansatte deklarerer private relasjoner til potensielle oppdragsgivere før aksept
• Skill risikodokumentasjonen etter hvitvaskingsregelverket og risikostyringsforskriften i separate, klart merkede dokumenter
• Gjennomfør halvårlig intern etterlevelsesgjennomgang som dekker alle relevante forskriftskrav og identifiserer eventuelle gap

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler