Utilstrekkelig kapasitet og manglende overordnet kontroll på oppdragsnivå

Tegn på problem

• Én person er registrert som oppdragsansvarlig for et uforholdsmessig høyt antall oppdrag sammenlignet med tilgjengelig kapasitet
• Andre kvalifiserte medarbeidere (f.eks. statsautoriserte regnskapsførere) er ikke tildelt oppdragsansvar til tross for at de er ansatt
• Manglende eller fraværende system for overordnet kontroll på oppdragsnivå
• Stor andel oppdrag der dokumentasjon ikke er ferdigstilt innen forventet tidspunkt
• Skjev fordeling av arbeidsmengde gjennom året uten at frister er tilpasset reell kapasitet
• Oppdragsvolum reduseres reaktivt etter tilsynsmerknad fremfor proaktivt gjennom kapasitetsplanlegging

Forebyggende tiltak

• Gjennomføre årlig kapasitetsvurdering der totalt oppdragsvolum måles mot tilgjengelig tid per oppdragsansvarlig
• Fordele oppdragsansvar på alle kvalifiserte medarbeidere og dokumentere fordelingen i oppdragsregisteret
• Etablere et system for overordnet kontroll på oppdragsnivå med definerte kontrollpunkter og ansvarlige
• Sette interne grenser for maksimalt antall oppdrag per oppdragsansvarlig basert på stillingsprosent og oppdragskompleksitet
• Kartlegge sesongmessig arbeidsbelastning og avtale realistiske frister med klienter i forkant av travle perioder
• Gjennomgå status for dokumentasjonsferdigstillelse periodisk (f.eks. månedlig) og eskalere avvik

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler