Utilstrekkelig kapasitet – én oppdragsansvarlig for alle oppdrag

Tegn på problem

• Én person er registrert som oppdragsansvarlig på alle aktive oppdrag i oppdragsregisteret
• Selskapet har kun én statsautorisert regnskapsfører totalt
• Antall oppdrag per oppdragsansvarlig overstiger 100
• Ingen dokumentert beredskapsplan eller vikaravtale ved bortfall av oppdragsansvarlig
• Ingen avtale med bemanningsbyrå eller eksternt nettverk for kapasitetstopper
• Manglende rutiner for løpende kapasitetsvurdering i internkontrolldokumentasjonen

Forebyggende tiltak

• Gjennomfør kvartalsvis kapasitetsvurdering som dokumenterer antall oppdrag per oppdragsansvarlig opp mot tilgjengelig arbeidstid
• Etabler en skriftlig beredskapsplan som beskriver tiltak ved sykdom eller bortfall av eneste statsautoriserte regnskapsfører
• Inngå rammeavtale med bemanningsbyrå eller samarbeidspartner med autorisert regnskapsfører som kan tre inn ved behov
• Sett internt makstak for antall oppdrag per oppdragsansvarlig og dokumenter vurderingen i internrutinene
• Vurder rekruttering av ytterligere autorisert regnskapsfører dersom oppdragsmengden nærmer seg kapasitetsgrensen
• Inkluder kapasitetsstatus som fast punkt i styrets eller ledelsens periodiske gjennomgang av virksomheten

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler