Manglende eller mangelfull avstemmingsdokumentasjon ved årsavslutning

Tegn på problem

• En eller flere pliktige balansekontoer mangler tilhørende avstemmingsdokumentasjon per 31.12.
• Andel udokumenterte eller mangelfullt avstemte kontoer overstiger 10 % av kontrollerte kontoer i et oppdrag
• Bokført saldo kan ikke spores til underliggende bilag eller spesifikasjon
• Gjenparter av avtaler, kjøpskontrakter eller leiekontrakter er ikke arkivert i oppdraget
• Avstemmingsfiler mangler dato, signatur eller referanse til kildedokumentasjon
• Differanser mellom bokført saldo og ekstern oppstilling (f.eks. bankkontoutskrift, reskontroutskrift) er ikke forklart eller lukket

Forebyggende tiltak

• Etabler en standardisert sjekkliste for pliktige årsavslutningsavstemninger som gjennomgås for hvert oppdrag før leveranse
• Krev at alle balansekontoer med vesentlig saldo er dokumentert med datert avstemmingsnotat og referanse til underlagsdokumentasjon
• Implementer rutine for systematisk innhenting og arkivering av gjenparter av avtaler og kjøpskontrakter løpende gjennom året
• Gjennomfør intern kvalitetskontroll av et utvalg oppdrag i forkant av årsavslutningssesongen for å avdekke avvik i tid
• Bruk oppdragsansvarlig-godkjenning som obligatorisk steg i arbeidsflyt før årsregnskap anses ferdigstilt
• Sett målbar terskel (f.eks. maksimalt 0 % udokumenterte pliktige kontoer) som KPI i oppdragsoppfølgingen

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler