Mangelfull dokumentasjon og internrutiner i revisjons- og regnskapsoppdrag

Tegn på problem

• Revisjonsfil mangler dokumentert forståelse av klientens inntektsmodell, forretningsprosesser eller sentrale samarbeidspartnere
• Risikovurdering (ISA 315/ISA 240) konkluderer med nullrisiko for misligheter uten begrunnelse, særlig for tilskuddsfinansierte enheter
• Revisjonsprogram for selskap uten drift benyttes på aktive driftsenheter eller stiftelser
• Konklusjoner i revisjonsfilen er identiske med foregående år uten spor av ny selvstendig vurdering
• Lovbrudd eller avvik kommuniseres utelukkende muntlig til regnskapsfører, ikke skriftlig til styret
• Aksept av oppdrag basert på muntlige løfter uten dokumentasjon på at tidligere avvik er rettet
• Fortsettelsesvurderinger mangler, er udaterte, eller utføres i ettertid og ikke ved rett tidspunkt
• Bilagskontroll avdekker mangelfulle bilag (f.eks. kun ordrebekreftelse) uten at dette reflekteres i konklusjonen
• Særlovgivning (finansforetaksloven, bruktbilbransjeregelverk m.m.) er ikke dokumentert vurdert i planleggingsfasen
• Næringsoppgave signeres uten tilstrekkelig grunnlag eller uten avklaring av vesentlige avvik

Forebyggende tiltak

• Etabler obligatorisk oppdragsmemo ved planlegging som dokumenterer klientens forretningsmodell, inntektskilder og nøkkelrelasjoner før revisjon igangsettes
• Implementer sjekkliste for valg av revisjonsprogram som krever eksplisitt bekreftelse på at programmet matcher klientens driftsstatus og risikoprofil
• Innfør rutine for at ISA 315/ISA 240-risikovurderinger gjennomgås av en uavhengig partner eller kvalitetssikrer før de låses
• Krev at konklusjoner i revisjonsfilen inneholder datert begrunnelse som skiller seg fra foregående år, og at identiske konklusjoner flagges automatisk i revisjonsverktøyet
• Fastsett intern policy om at alle avdekkede lovbrudd skal kommuniseres skriftlig til styret innen definert frist, med kopi i oppdragsfilen
• Innfør strukturert akseptprosess med dokumentasjonskrav: tidligere revisors nummererte brev skal innhentes og vurderes skriftlig før aksept
• Etabler kalenderbasert rutine for fortsettelsesvurderinger knyttet til konkrete milepæler (f.eks. utløp av handlingsplan), ikke kun ved årsavslutning
• Sett krav om at bilagskontroll med avvik alltid resulterer i et eget avviksnotat, uavhengig av beløpsmessig vesentlighet
• Bygg særlovregister per bransje (finansforetak, bruktbil, tilskudd osv.) som automatisk kobles til relevante oppdrag i planleggingsfasen
• Gjennomfør intern kvalitetskontroll av minst ett oppdrag per revisor per år med fokus på dokumentasjonskvalitet og etterlevelse av kommunikasjonsrutiner

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler