Sviktende dokumentasjon og internrutiner i oppdragsgjennomføring

Tegn på problem

• Standardskjemaer mangler utfylte felter for ansvarlig person, dato eller regnskapsår
• Intern tid registreres ikke eller knyttes ikke til enkeltoppdrag i timelisten
• Akseptvurdering er datert etter oppdragets faktiske startdato
• Uavhengighetsvurdering finnes ikke i oppdragsmappen for kunder med nærstående relasjoner
• Rutinedokumentet for oppdragsdokumentasjon praktiseres ulikt mellom ansatte eller avdelinger
• Revisjonsdokumentasjon refererer ikke eksplisitt til særregler som gjelder kundens bransje
• Intern kontroll-testing er utført uten at planleggingsdokumentet åpner for det
• Kundens interne rutiner er ikke gjennomgått eller oppsummert i oppdragsmappen
• Negativ eller forbehold-beretning fra forrige revisor er ikke vurdert i akseptdokumentasjonen
• Kvalitetskontroll-gjennomgang avdekker at oppdragsmapper mangler obligatoriske vedlegg

Forebyggende tiltak

• Innfør obligatorisk sjekklistebasert oppdragsmappe med krav om signatur og dato på hvert punkt før oppdragsstart
• Sett opp automatisk varsling i timeregistreringssystemet hvis intern tid ikke er ført på et oppdrag innen definert frist
• Etabler en enhetlig akseptprosedyre med fast mal som krever at akseptdato alltid er lik eller før oppdragets startdato
• Krev dokumentert uavhengighetsvurdering for alle oppdrag der det finnes nærings- eller privatrelasjoner mellom selskap og kunde
• Gjennomfør halvårlig intern filgjennomgang (hot review) der stikkprøver av oppdragsmapper måles mot dokumentasjonskravene
• Legg inn bransjespesifikke særregler som obligatoriske punkter i planleggingsmalen for relevante kundekategorier
• Standardiser opplæring i dokumentasjonsrutiner for alle ansatte ved oppstart og ved rutineendringer
• La daglig leder eller kvalitetsansvarlig kvartalsvis rapportere til styret om avvik i dokumentasjonspraksis
• Hent inn og arkiver forrige revisors beretning som fast del av akseptvurderingen for alle nye revisjonsoppdrag
• Definer minimumsstandard for gjennomgang av kundens interne rutiner og dokumenter funnene i et eget notat i oppdragsmappen

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler