Mangelfulle eller generiske rutiner for etterlevelse av hvitvaskingsloven

Tegn på problem

• Rutinedokumentet er tilnærmet identisk med bransjemaler (f.eks. Revisorforeningens mal) uten virksomhetsspesifikke tilpasninger
• Ingen kobling mellom den virksomhetsinnrettede risikovurderingen og de skriftlige rutinene
• Manglende rutiner eller prosedyrer for risikoklassifisering av kunder og kundeforhold
• Rutiner for PEP-vurdering er fraværende eller gir ikke konkret fremgangsmåte
• Manglende rutiner for avdekking av reelle rettighetshavere
• Forsterkede og forenklede kundetiltak er ikke beskrevet med konkrete terskler og handlinger
• Rutiner for løpende oppfølging og nærmere undersøkelser mangler eller er utilstrekkelig detaljerte
• Ansatte kan ikke identifisere risiko eller oppfylle lovpålagte plikter basert på eksisterende rutinedokumentasjon

Forebyggende tiltak

• Gjennomfør en virksomhetsinnrettet risikovurdering og bruk funnene som direkte grunnlag for å skrive rutinene
• Etabler en sjekkliste som dekker alle obligatoriske rutineområder etter hvitvaskingsloven § 8, og verifiser at hvert punkt er konkret beskrevet
• Definer eksplisitte kriterier og en trinnvis fremgangsmåte for risikoklassifisering av kunder (lav/middels/høy)
• Beskriv PEP-identifikasjon og -håndtering med konkrete verktøy, databaser og eskaleringsansvar
• Dokumenter terskler og saksgang for forsterkede og forenklede kundetiltak separat
• Innfør årlig revisjonsgjennomgang av rutinedokumentet for å sikre at det reflekterer virksomhetens aktuelle risikobilde
• Gjennomfør kompetansetest blant ansatte for å avdekke om rutinene faktisk gir tilstrekkelig veiledning i praksis
• Unngå bruk av umodifiserte maler – all mal-tekst skal gjennomgås og tilpasses med virksomhetsspesifikke eksempler og prosedyrer

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler