Mangelfulle kundetiltak og etterlevelse av hvitvaskingsregelverket

Tegn på problem

• Oppdragsmapper mangler dokumentasjon på gjennomført legitimasjonskontroll for én eller flere kunder
• Reelle rettighetshavere er ikke identifisert eller kontrollert ved etablering av kundeforhold
• ID-dokumentasjon er lagret utenfor godkjent oppdragsverktøy eller i feil kundemapper
• Kundekontroll ved revisorskifte er kun dokumentert med ny firmaattest uten øvrige KYC-tiltak
• Akseptvurdering er ikke gjennomført i forkant av opprettelse av kundeforhold
• Hvitvaskingsrisikovurdering er satt til 'lav' uten konkret begrunnelse eller dokumentasjon
• Oppdragsansvarlig mangler dokumentert risikoklassifisering av kunden i oppdragsmappen
• Elektronisk signatur eller ID-dokumenter tilhørende én kunde er benyttet eller arkivert på annen kunde
• Ingen løpende oppfølging eller revurdering av hvitvaskingsrisiko i eksisterende kundeforhold

Forebyggende tiltak

• Etabler obligatorisk KYC-sjekkliste per oppdrag som må signeres av oppdragsansvarlig før kundeforhold aktiveres
• Implementer krav om at all ID-dokumentasjon og reelle rettighetshavere registreres direkte i oppdragsverktøyet – ikke i løse filer eller e-post
• Innfør fast prosedyre for akseptvurdering og skriftlig hvitvaskingsrisikovurdering med konkret begrunnelse før oppstart av hvert oppdrag
• Gjennomfør årlig internkontroll av et utvalg oppdragsmapper for å verifisere at KYC-dokumentasjon er komplett og korrekt tilknyttet riktig kunde
• Sørg for at oppdragsansvarlige gjennomfører oppdatert kurs i hvitvaskingsregelverket minimum hvert annet år
• Sett opp systemvarsel i oppdragsverktøyet dersom legitimasjonskontroll eller risikovurdering mangler ved opprettelse av ny kunde
• Ved revisorskifte: definer og dokumenter fullstendig KYC-prosedyre separat fra ordinær onboarding, inkludert ny legitimasjonskontroll og vurdering av reelle rettighetshavere
• Utpek en hvitvaskingsansvarlig med ansvar for å følge opp avvik og sikre løpende oppdatering av rutiner i tråd med Finanstilsynets praksis

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler