Mangelfulle eller manglende lovpålagte avstemminger og dokumentasjon

Tegn på problem

• Manglende eller ufullstendige avstemmingsfiler for balansekontoer per 31.12 i oppdragsmappen
• Kun én av flere kontrollerte klienter har komplett avstemmingsdokumentasjon ved årsavslutning
• Avstemminger er merket 'under arbeid' eller 'tilnærmet ferdigstilt' etter innleveringsfrist
• Oppdragsdokumentasjonen inneholder ikke sporbare avstemminger mot reskontro, bank eller andre registre
• Brudd på bokføringsloven identifisert i foretakets egne regnskaper
• Finanstilsynets kvalitetskontroll fremhever manglende avstemmingsdokumentasjon som gjenværende problem etter påpekning

Forebyggende tiltak

• Innfør sjekkliste per oppdrag med obligatoriske avstemmingspunkter (bank, reskontro, MVA, lønn) som må signeres av ansvarlig regnskapsfører før årsavslutning lukkes
• Sett deadline for komplett avstemmingsdokumentasjon til senest 30 dager etter regnskapsårets slutt, og loggfør status i oppdragssystemet
• Gjennomfør intern stikkprøvekontroll på minimum 20 % av aktive oppdrag hvert kvartal med fokus på at avstemminger er utarbeidet og arkivert
• Etabler en standardmal for avstemmingsdokumentasjon tilpasset bokføringsforskriftens krav som benyttes likt på alle oppdrag
• Sørg for at foretakets egne regnskaper avstemmes og dokumenteres etter samme standard som klientoppdrag
• Gjennomgå avvik fra forrige Finanstilsynskontroll i ledermøte og dokumenter korrigerende tiltak med ansvarlig og frist

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler