Manglende eller innholdsløs overordnet intern kontroll og kvalitetskontroll på oppdragsnivå

Tegn på problem

• Ingen kontrollskjema eller annen dokumentasjon på overordnet intern kontroll finnes i oppdragsmappen
• Oppdragsansvarlig bekrefter muntlig at kontroll ikke er utført på noen oppdrag
• Kontrollskjemaer er signert 'OK' uten at underliggende avvik er beskrevet eller fulgt opp
• Manglende gjennomgang av oppdragsgivers interne rutiner er ikke fanget opp i kontrollen
• Hvitvaskingstiltak og faktureringsoppfølging er ikke etterspurt eller dokumentert i kontrollskjema
• Medarbeidere uten autorisasjon har utført oppdragsarbeid uten synlig godkjenning eller stikkprøvekontroll fra oppdragsansvarlig
• Alle kontrollskjemaer fremstår identiske eller uten oppdragsspesifikke merknader

Forebyggende tiltak

• Etabler et obligatorisk sjekkliste-basert kontrollskjema per oppdrag som oppdragsansvarlig må fylle ut og signere med dato før levering
• Innfør krav om at avvik eller mangler eksplisitt beskrives i kontrollskjemaet, med tilhørende korrigerende tiltak og oppfølgingsdato
• Gjennomfør periodisk intern stikkprøvekontroll (minst kvartalsvis) for å verifisere at kontrollskjemaer har tilstrekkelig realitet og ikke bare er pro forma signert
• Definer og dokumenter ansvarsmatrisen tydelig: hvilke oppgaver som kan delegeres til medarbeidere uten godkjenning og hvilken kontroll oppdragsansvarlig skal utføre i etterkant
• Integrer kontroll av hvitvaskingstiltak og faktureringsoppfølging som egne, obligatoriske punkter i kontrollskjemaet
• Sørg for at ny oppdragsansvarlig alltid gjennomgår oppdragsgivers interne rutiner ved oppstart og ved vesentlige endringer, og at dette dokumenteres
• Gjennomfør årlig intern revisjon av oppdragsdokumentasjon og rapporter avvik til daglig leder eller kvalitetsansvarlig

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler