Utilstrekkelig dokumentasjon av balansekontoer ved årsavslutning

Tegn på problem

• Balansekontoer med saldo ved periodeslutt mangler tilknyttet avstemmingsdokument eller spesifikasjon
• Avstemminger foreligger uten underlagsdokumentasjon som bekrefter saldoens eksistens og korrekthet
• Høy andel (>15 %) av balansekontoer per oppdrag er udokumentert ved årsavslutning
• Manglende samsvar mellom saldo i regnskap og ekstern dokumentasjon (kontoutskrift, oppgave, avtale)
• Dokumentasjon er generisk eller kopiert uten tilpasning til aktuell periode eller konto
• Ingen sporbar godkjenning eller signatur på balanseavstemminger
• Interimsposter og mellomregningskontoer uten spesifikasjon av enkeltposter

Forebyggende tiltak

• Etabler en obligatorisk sjekkliste for balansedokumentasjon per oppdrag som gjennomgås ved hver periodeavslutning
• Implementer krav om at alle balansekontoer med saldo >0 skal ha tilknyttet dokumentasjon før levering av årsregnskap
• Bruk systemstøtte (f.eks. regnskapsprogram med avstemmingsmodul) til å flagge kontoer uten godkjent dokumentasjon
• Gjennomfør intern kontroll med stikkprøver på minimum 20 % av balansekontoer per oppdrag før avslutning
• Definer minimumskrav til dokumentasjonsinnhold per kontotype (bank: kontoutskrift, leverandør: aldersfordeling, lån: låneavtale mv.)
• Sett krav om løpende månedlig avstemming av kritiske balansekontoer fremfor kun ved årsavslutning
• Gjennomfør opplæring av regnskapsførere i kravene i bokføringsloven § 11 og bokføringsforskriften kap. 6 samt GRFS pkt. 10

Relevante tilsynsrapporter

Hjemler